Concentrarsi sugli obiettivi e lasciarsi guidare da essi

Procedere per gradi per raggiungere gli obiettivi. Saltare
le procedure o le priorità, non porta a nulla di produttivo

Gli obiettivi sono di primaria importanza per una gestione efficace del tempo: indicano come dovremmo usare il nostro tempo. Concentrandoci sugli obiettivi, sapremo che cosa dobbiamo fare giornalmente e che cosa settimanalmente. Vediamo in questi tre passi la gestione del tempo per raggiungere gli obiettivi:

• Passo 1. Suddividete ogni obiettivo in un gruppo di attività gestibile. Riesaminate ogni obiettivo ed elencate tutte le attività richieste per raggiungerlo. Mettete le diverse attività nel corretto ordine sequenziale.
• Passo 2. Stimate la quantità di tempo necessaria per ogni attività. Non è sempre così evidente quanto tempo richiederà un'operazione. Ma se avete già svolto un'attività simile in passato, spesso è possibile utilizzarla come base per una stima del tempo. Se si tratta di un'attività nuova, consultatevi con i vostri colleghi, il vostro responsabile e altri che siano in grado di aiutarvi a calcolare il tempo. Aggiungete poi un 10 - 20% di margine per eventuali problemi imprevisti. Dovreste stabilire anche una data conclusiva per ogni compito o attività. Per attività più complesse, indicate delle tappe lungo il tragitto per controllare la vostra progressione.
• Passo 3. Assegnate le priorità. Quando siete soddisfatti della vostra lista di attività, assegnate le priorità A, B o C a ognuna di loro. Le priorità assegnate dovrebbero rispecchiare l'importanza dell'obiettivo sostenuto da ogni attività:
• priorità A hanno un valore elevato e un'importanza primaria;
• priorità B hanno un valore medio e un'importanza secondaria;
• priorità C hanno un valore basso o scarsa importanza.

Mentre esaminate queste attività vedrete che alcune di esse devono essere completate in successione e una deve essere più o meno terminata prima di iniziarne un'altra.

Ci sono attività che non dipendono dal completamento di altri compiti particolari o che possono essere svolte in qualsiasi momento prima o dopo il raggiungimento di una determinata fase. Prendete nota di questi collegamenti tra le diverse attività e teneteli presenti mentre preparate il vostro programma.