Se perdi un'ora al mattino la cercherai per tutto il giorno

Vorrei parlarvi di come e quali sono le trappole che ci portano via del tempo senza che noi ce ne rendiamo conto.

Queste sono tantissime, mi limito a citarne alcune:

• Telefono
• Imprecisa distribuzione delle responsabilità
• Mancanza di priorità
• Carenza di comunicazione
• Indecisione e lentezza
• Incapacità a dire "NO"
• Coinvolgimento a troppe cose
• Incarichi non portati a termine
• Mancanza di autodisciplina
• Interruzione a causa di visitatori causali
• Troppo lavoro di routine
• Troppo lavoro cartaceo
• Disorganizzazione personale

E a proposito della disorganizzazione personale ci sono alcune "regole d'oro" a cui attenersi per non trovarsi a dire: "sono già le 11 ed ancora non mi sono seduto neanche alla mia scrivania".

Di cosa stiamo parlando:

• Facciamo una sola cosa alla volta: il nostro pensiero marcia su sensi unici
• Liberiamoci da ciò che non è importante. Abbiamo il coraggio di scartare i lavori non abbastanza utili. Chiediamoci sempre: "Che succede se lascio perdere?". Scegliere vuol dire anche RINUNCIARE
• Non rimandiamo gli affari sgradevoli ma importanti: bloccheremo il nostro cervello e raramente migliorano da soli aspettando
• Miglioriamo la nostra capacità di ascolto: quanto tempo si perde per colpa di un ascolto superficiale o incompleto?
• Dedichiamo i tempi morti, ad esempio le attese, alla programmazione e riflessione (facciamo riunioni con noi stessi). Se ci lamentiamo che non abbiamo tempo per leggere e per aggiornarci, proviamo a pensare a quanti ritagli di tempo potremmo usare. Usiamo il registratore negli spostamenti in auto, per ascoltare o per registrare
• Fissiamo scadenze per tutti i compiti e rispettiamole
• Cerchiamo di anticipare i problemi e prepariamo dei programmi alternativi da usare in caso di bisogno
• Prendiamo in mano qualsiasi documento UNA SOLA VOLTA, decidendo subito dove e come classificarlo
• Spesso lo stress nasce dalle cose che non abbiamo fatto e non da ciò che abbiamo fatto e per le quali non abbiamo una chiara prospettiva
• Quando cominciamo un lavoro, se è possibile, portiamolo a termine. Costa tempo ed energia doversi concentrarsi di nuovo.
• Se siamo costretti a rimandare un lavoro, stabiliamo subito per quando potremmo farlo. Troviamogli una collocazione temporale e cerchiamo di non rinviarlo più
• Programmare le telefonate. Facciamoci degli appunti su ciò che vogliamo sapere o su ciò che vogliamo chiedere