Check-list per la gestione del tempo

Dotatevi di un orologio bel visibile sulla scrivania

Oggi, non abbiamo più tempo per fare tutto ciò che ci piacerebbe fare. Non abbiamo tempo per ascoltare i collaboratori. Non abbiamo tempo per analizzare i dati. Non abbiamo tempo per organizzare la nostra giornata. E soprattutto diciamo sempre: "La mia giornata dovrebbe essere di 48 ore per fare la metà delle cose che dovrei fare.

Ho pensato di elaborare una sorta di lista che ci possa aiutare ad organizzare la gestione del nostro tempo. Cominciamo questo elenco, facendo molta attenzione al primo appunto di questa lista:

• Usare del tempo per organizzare il tempo.
• Dividere le nostre giornate in slot di 15/30 minuti per allocare ogni slot nelle attività più opportune.
• Delegare le attività affidando le responsabilità e l'autonomia ai collaboratori laddove possibile.
• Fissare obiettivi chiari, (S.M.A.R.T. - digita nel motore di ricerca interno per comprendere come deve essere l'obiettivo) e priorità.
• Verificare che ogni giornata abbia alcuni slot dedicati ad attività di massima concentrazione.
• Essere pronti a cambiare le priorità in caso di nuove notizie o nuove attività.
• Il tempo speso nella pianificazione non è mai tempo perso.
• Essere dotati di agenda o planner elettronico.
• Farsi una check-list di attività da svolgere per non vivere momenti di stress nel tentativo di ricordare a memoria le cose da fare.
• Posizionare nella propria area di lavoro un orologio visibile a voi e ai colleghi (anche nelle sale riunioni).
• Evitare le interruzioni.
• Saper dire di no.
• Evitare di organizzare riunioni inutili e preparare quelle utili con una scaletta in modo da ottimizzare i tempi dell'incontro.
• Comunicare efficacemente chi fa che cosa e condividere i ruoli con le persone.
• Costruite una relazione chiara ed efficace con il proprio superiore al fine di coinvolgerlo, con una comunicazione trasparente, anche rispetto all'organizzazione del nostro tempo.