Come prepararsi a una riunione

L'organizzazione corretta di una riunione richiede tempo
e preparazione. Non "svegliatevi" all'ultimo minuto ma
dedicatele del tempo

Abbiamo già parlato di come organizzare una riunione (digitare nel motore di ricerca qui a fianco "RIUNIONE" per conoscere altri argomenti a tal proposito), ma ritengo sia il caso ritornare sull'argomento.

Dopo esservi segnati in agenda la data della convocazione, vale sempre la pena porsi quattro domande fondamentali:

1. Qual è l'obiettivo?
2. Quali sono i partecipanti?
3. Qual è la decisione da prendere?
4. Qual è la durata prevista?

A volte, anche in aziende molto strutturate, ciò non è sempre chiaro. In particolare, di cosa e a chi parlare (obiettivo e partecipanti), meglio informarsi prima, sollecitando un chiarimento. Servirà una selezione di dati, organizzarli, mettere a punto le idee, prepararsi per tempo e adeguatamente. Raramente si prospetta un caso di una riunione puramente informativa. In genere, comunque venga chiamata una presentazione, da questa ci si aspetta sempre delle risposte.

La "vendita" di un'idea è lo scopo della riunione. Quanto meglio avrete organizzato i vostri dati, tanto più facile sarà, per chi vi ascolta, reagire e commentare le vostre idee e raccomandazioni. In genere, tre elementi base fanno il successo di una presentazione:

• contenuti (cosa presentare);
• esposizione (come presentare);
• materiale visivo (con che eventuali strumenti a supporto).

Una buona regola è non prepararsi mai all'ultimo minuto. Non rincorrere con affanno, i dati e le idee da presentare. Non è facile, ma il metodo di selezione e organizzazione dati che avrete attuato vi aiuterà.

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