Gestire la riunione; cosa fare prima, durante e dopo.

L'attività di un manager, ed in particolare si un sales manager, è costellata da riunioni, sia in sede con capi e colleghi, sia in campo con la forza vendita. Una grande parte del tempo è spesa in riunioni, per cui occorre rendere efficiente ed efficace ogni partecipazione ad ogni gestione delle stesse. Intanto, esistono molti tipi di riunioni, che si differenziano per dimensioni aziendali, cultura organizzativa, modalità decisionali.

Esse si fanno, per esempio:

• per dare informazioni;
• ricercare informazioni;
• generare idee (brainstorming);
• prendere decisioni (decision making);
• risolvere problemi (problem solving);
• creare piani di azione;
• negoziare;
• verificare l'andamento;
• creare team (team building);
• diffondere filosofia aziendale;
• incoraggiare la partecipazione;
• sostenere lo sviluppo industriale;
• migliorare i rapporti tra colleghi;
• avere chiarimenti.

Risulterà quindi utile suddividere le varie tipologie di riunioni per macrocategorie affini:

• DECISIONALI;
• CREATIVE;
• ANALITICHE;
• INFORMATIVE (a due vie);
• INFORMATIVE (a una via);
• MOTIVAZIONALI;
• DI COORDINAMENTO.

Purtroppo ci sono anche delle non riunioni, che sottraggono tempo e non danno valore aggiunto, per esempio:

• incontri rituali;
• incontri rassicurativi;
• incontri manipolatori.

Viceversa poiché ogni riunione dovrà dare valore aggiunto, tutto ciò che rientrerà nel contenitore riunione, dovrà trasformarsi in elaborazione di informazioni, soluzioni di problemi, decisioni. Per questo ogni manager professionale dovrà assicurarsi che ogni riunione faccia percepire i risultati concreti a cui porta.

La riunione consta di tre fasi: la preparazione, lo svolgimento, il post-riunione. La preparazione prevede: la decisione di convocare una riunione, la prima stesura del piano di lavoro, la lettera di convocazione ai partecipanti, lo studio dettagliato del piano di lavoro da parte del conduttore, la preparazione dei partecipanti, la decisione di chi verbalizza. Lo svolgimento è costituito dall'introduzione, dalla fase centrale della riunione e dalla conclusione. Il post riunione invece comprende: lo specificare (chi fa che cosa, entro quale tempo, a chi risponde) la realizzazione del verbale, la distribuzione ai partecipanti e a chi interessa conoscere la conclusione della riunione.

Un altro aspetto importante è quello della verifica delle condizioni ambientali:

• adeguatezza del locale;
• sedie, tavoli, lavagne;
• i segnanome;
• aerazione, illuminazione, acustica;
• la verifica degli audiovisivi;
• niente telefoni e eventuali azioni di disturbo;
• le pause.

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